5 propósitos para las organizaciones en 2019

Se acerca el año nuevo, y, como es habitual, se establecen metas personales y profesionales a cumplir para este periodo. Desde EBV Consultores, os proponemos 5 propósitos para el año 2019, enfocados a la mejora organizacional. Con ellos, tu organización puede convertirse en una entidad que da lo mejor de sí, tiene niveles altos de calidad, y, con ello, logra sus metas.

1. Estudiar el entorno donde se mueve tu organización y sacarle partido.

Una organización existe dentro de un contexto político, social, ambiental, legal, económico y tecnológico. Ignorar dicho contexto supone, no sólo perder oportunidades de mejora e identificación de nichos de mercado, sino obviar posibles riesgos que pudieran dañar tu entidad.

Una herramienta que facilita recoger los aspectos del entorno es el análisis PESTEL (Análisis Político, Económico, Social, Tecnológico, Medio ambiental y Legal), además del análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades), donde también se tiene en cuenta el contexto interno, con las debilidades y las fortalezas de la organización.

Analizar los grupos de interés y la materialidad es también un aspecto clave en la identificación de riesgos y oportunidades. Como organización, resulta imperativo conocer las expectativas de tus grupos de interés, sus necesidades, y saber integrarlas en los productos y servicios que ofreces; además de priorizar los grupos de interés y maximizar el valor aportado según su relevancia.

Esto se refuerza, por otro lado, con un análisis de los impactos de la organización, definiendo una serie de temas centrales (o materiales) alrededor de los cuales se mueve la actividad de la entidad.

¿Y cómo aprovechar toda esta información? La identificación de variables externas e internas que influyen en la organización, el esclarecimiento de las debilidades y fortalezas de la entidad, la definición y priorización de grupos de interés, y el análisis de los impactos y de los temas relevantes permiten establecer el punto de partida necesario para poder definir o reorientar la estrategia.

A través de ellos, apoyarás la innovación y el desarrollo de productos y servicios que se demandan en el mercado, y que supondrán el logro de las metas económicas, sociales y ambientales de tu organización.

2. Establecer una estrategia clara, y alcanzarla.

Toda organización tiene una misión definida. Para lograrla, sin embargo, muchas entidades carecen de una estrategia clara y sólida que permita trasladar a todos los niveles organizativos las metas a cumplir.

Un mapa estratégico es una herramienta de planificación estratégica que facilita la definición de objetivos y la visualización de la estrategia marcada. Siguiendo la metodología del Cuadro de Mando Integral (CMI), se pueden clasificar los objetivos en las siguientes perspectivas: Perspectiva Financiera, la Perspectiva de Clientes, Perspectiva Interna o la Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento.

Así, los objetivos de formación y desarrollo interno (Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento) servirán para mantener y mejorar la capacidad de los integrantes de la organización; garantizando así la generación de unos procesos internos excelentes (Perspectiva Interna), que luego generen productos y servicios de calidad; y así satisfagan a los clientes a través de la consecución de los objetivos definidos para éstos (Perspectiva de Clientes); y finalmente permitan alcanzar los objetivos económico-financieros necesarios para sobrevivir y crecer (Perspectiva Financiera).

Desde que tengas claro qué resultado quieres lograr, podrás definir la forma de alcanzarlo. Para ello, el siguiente paso sería idear proyectos e iniciativas que permitan alcanzar los objetivos. Deberás asignar responsables a esas iniciativas, y controlar que su consecución tiene el impacto deseado en los objetivos con los que estén relacionadas.

Además, resulta esencial definir indicadores clave de rendimiento (KPIs) para llevar un mayor control sobre el logro de los objetivos marcados.

3. Mejorar la calidad mediante un enfoque a procesos.

Los procesos son un conjunto de actividades interrelacionadas, que transforman entradas como pueden ser materias primas en salidas que pueden ser productos, datos, o información, entre otros.

Los procesos se pueden dividir en procesos estratégicos, procesos clave y procesos de apoyo. La construcción de un mapa de procesos ayuda a visualizar esta jerarquía.

Si aprendes a definir claramente los procesos de tu organización, y sus subprocesos, podrás visualizar fácilmente las distintas actividades que desarrolla y que son cruciales para el correcto funcionamiento de la entidad.

Para ello, también ayuda el representar dichos procesos a través de un diagrama de flujo, dibujando las entradas al proceso, las actividades que se desarrollan dentro, y las salidas esperadas.

Cuando todos los procesos estén definidos, el control de la calidad en las actividades de tu organización se habrá simplificado enormemente, pudiendo detectar desviaciones en aquellas áreas donde no se están logrando las salidas establecidas, o donde los indicadores de rendimiento asociados (KPIs) den resultados negativos.

Particularmente interesante es pensar en los riesgos de los procesos y las oportunidades de mejora. De esta forma podemos ver el proceso de forma dinámica y hacer que evolucione y siga el ciclo de la mejora continua.

4. Medir y evaluar eficazmente el avance de tu organización.

Lo que no se mide, no se puede mejorar. El control sobre los distintos aspectos de tu organización se puede realizar mediante el establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPIs). Estos indicadores deben estar asociados tanto a los objetivos como a los procesos que habrás definido, controlando así todos los aspectos de la gestión organizativa.

Además, deberás marcar unos valores críticos (mínimos o máximos) y unos valores meta, registrando los resultados de forma periódica. Esto te ayudará a saber en qué punto te encuentras en el camino hacia la calidad y la excelencia. Si detectas desviaciones a tiempo, podrás corregirlas y así lograr tus metas, e incluso evitar determinados riesgos que acontecerían de no cumplir con los objetivos.

Para definir unos indicadores eficaces debes tener en cuenta que sean:
Específicos: que definan un aspecto concreto y no den lugar a interpretaciones varias.
Medibles: estableciendo medidas concretas, como porcentajes, unidades, euros, días, etc., y cuyos datos sean registrables.
Alcanzables: ser ambiciosos, pero no irrealistas.
Relevantes: poder relacionarlos claramente con los objetivos y los procesos que hayamos definido.
Temporales: que puedan ser medidos de forma periódica, ya sea anual, trimestral, o mensualmente, entre otros.

Asimismo, asignar la definición de los indicadores a personas familiarizadas con las distintas áreas de la organización (por ejemplo, gestores de proceso) permitirá adoptar medidas concretas, relevantes y, en general, bien definidas.

5. Desarrollar el conocimiento y la innovación en el seno de tu organización.

La formación continua de los mandos altos e intermedios, y del personal en general, es clave para la mejora de la gestión organizativa. Mediante la formación se renuevan los conocimientos aprendiendo sobre nuevos enfoques, se adquieren nuevos conocimientos y habilidades que antes no se tenían, e incluso se generan oportunidades de innovación.

A través de esta actualización constante, los profesionales se mantienen al día de las tendencias del sector, y pueden detectar oportunidades de inversión, proyectos novedosos a realizar, carencias de la sociedad a suplir, nuevas maneras de gestionar más eficientes,…

Os animamos a que estéis siempre actualizados, ya sea realizando cursos sobre calidad y excelencia, estrategia, procesos, etc., o investigando y leyendo noticias del sector, haciendo benchmarking, o incluso participando en reuniones, charlas y jornadas que se organicen en vuestra zona o a través de la web.

Si tienes dificultades a la hora de aplicar una metodología de trabajo en tu organización, no sabes por dónde empezar, o simplemente deseas tener un apoyo en la implantación de un sistema de gestión eficaz y de una metodología de trabajo que garantice la calidad, en EBV Consultores te asesoramos y te acompañamos en tu proceso de cambio.

Te proponemos también la plataforma informática Excellence Manager, que te permitirá sistematizar todo el proceso de implantación, seguimiento y mejora del sistema de gestión. Sigue las aplicaciones contenidas en la plataforma para establecer tu sistema de manera sencilla y metódica, todo ello apoyado en el Modelo 5e.

Comparte