CONSULTORÍA

Organización

¿Tienes controlados tus recursos, las actividades y sus resultados?

¿Tienes definido algún método o sistema que te ayude a lograr cada vez mejores resultados?

Te ayudamos a establecer una configuración y estructura clara y ordenada de funciones, responsabilidades y autoridades para lograr tus objetivos. Además, nos aseguramos que las personas están asumiendo la responsabilidad de implicarse y de tomar las decisiones necesarias para lograr los objetivos de la organización.

Lo que hacemos

Diagnósticos organizativos

 

En nuestra vida cotidiana sabemos que es básico tener un buen diagnóstico de nuestras enfermedades para curarlas. Cuando se trata de nuestra organización también necesitamos hacer análisis y pruebas sistemáticas que nos digan lo que está ocurriendo, para poder mejorarla y tomar las decisiones adecuadas. Un diagnóstico organizativo es una radiografía del estado de salud de nuestra organización, valorando todos sus componentes esenciales.

 

La percepción de un mal ambiente laboral puede estar ocultando un problema de indefinición o solapamiento de funciones y responsabilidades, un problema de competencias para desarrollar el trabajo, una ausencia de método para la realización de las actividades, un liderazgo débil, una comunicación interna insuficiente, o una situación económica o de liquidez tensa, entre otras.

Un diagnóstico claro nos permite avanzar más de un 70% en la solución del problema.

Análisis y mejora de los procesos

 

Cuando en el diagnóstico se detecta una debilidad en la gestión por procesos, no dudamos en proponer la mejora de los mismos. Diseñamos la arquitectura de los procesos de la organización en sus diferentes niveles, analizando y documentando el proceso con todas sus características e indicadores relevantes y definiendo el método de control y seguimiento de las actividades y sus resultados.

 

En el diagnóstico podemos detectar una insuficiente o inexistente evaluación de riesgos a nivel global de la organización o del negocio, o bien un desarrollo de los procesos con objetivos que no están relacionados con los de la estrategia global de la organización.

 

Nuestra propuesta persigue integrar la gestión de los riesgos estratégicos con los riesgos operativos en el nivel de los procesos. Es esencial un alineamiento que conecte estos dos niveles de gestión de los riesgos. No tiene sentido establecer una estrategia sin conexión o sin despliegue a través de los procesos. 

Resultados en los clientes

SECTOR: Servicios Sociales

CASO DE ESTUDIO: Rehabilitación de personas drogodependientes

El Director General de la organización venía detectando una atmósfera de incomodidad generalizada en las personas dentro de la misma.

La Dirección no podía precisar con claridad en qué consistía ese malestar y, menos aún, aventurar los motivos del mismo con algo de certeza.

El temor de la Dirección apuntaba a la posibilidad de que esa atmósfera pudiera estar influyendo en la satisfacción de las personas con la organización, aunque no en la calidad del servicio, debido a la gran confianza existente en relación con la alta profesionalidad de todo el personal.

 

 

* Nos tomamos muy en serio la confidencialidad de nuestro cliente y por eso no reflejamos su nombre.

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Afrontábamos un problema ambiguo, indefinido y que incluso podría no existir.

El primer objetivo consistía en verificar si estábamos ante un problema real con impacto en la satisfacción y compromiso de las personas.

En caso de confirmarse la existencia de algún tipo de problema, tendríamos que definir la naturaleza del mismo, apuntar las posibles causas y sugerir acciones para su corrección.

Propusimos realizar una serie de entrevistas personales con una parte abierta y otra estructurada y una breve encuesta con preguntas basadas en las variables determinantes de la satisfacción laboral, con respuestas cerradas de selección múltiple.

La encuesta y entrevistas se llevarían a cabo en todos los niveles de responsabilidad y autoridad en la organización.

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De la investigación se dedujo que existía un malestar polarizado en los técnicos responsables de fijar las pautas para la terapia de las personas que acudían al centro de rehabilitación buscando tratamiento para sus adicciones.

El problema detectado consistía en la discrepancia generalizada que este grupo de técnicos mantenía con la Dirección del centro.

La discrepancia consistía en el diferente concepto que sobre las funciones de la Dirección y de los técnicos mantenía este colectivo de técnicos con la Dirección. Según los técnicos, la Dirección se extralimitaba en sus funciones generales de dirección y organización, entrando en temas específicos de enfoque de los problemas de los pacientes y su tratamiento, lo que consideraban una intromisión profesional que afectaba a la calidad del servicio.

El problema venía agravado por la inexistencia de una Dirección Técnica en las funciones y responsabilidades de la organización y por la falta de cualificación académica en el área técnica por parte de la Dirección General.

Se sugirió clarificar en el organigrama las funciones de la Alta Dirección y nombrar a un técnico competente responsable de coordinar y dirigir el área técnica.

Las soluciones sugeridas se implantaron y resolvieron el problema identificado como de comunicación a nivel de Dirección y de clarificación en la organización de las funciones y responsabilidades.

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Nuestro Enfoque

  • Los temas organizativos los solemos abordar desde dos perspectivas fundamentales: la Perspectiva de las personas y la Perspectiva de los procesos.
  • Desde el punto de vista de las personas, vemos que los problemas que se centran en ellas tienen las particularidades propias del componente humano de cada organización y de cada equipo de dirección. No siempre la dificultad está en analizar la estructura del organigrama y la distribución de las funciones y responsabilidades de las personas. Con frecuencia el cliente nos contrata porque necesita que vean su problema desde una posición de neutralidad, o para impulsar cambios que internamente no ve cómo activarlos. En este sentido, adoptamos el enfoque de un tipo de consultoría blanda, a veces de confesionario, con resultados normalmente no cuantificables, aunque no por ello menos importantes.
  • Desde la perspectiva de la gestión de los procesos, contamos con las metodologías más avanzadas. El nivel de progreso en la gestión por procesos es muy alto. Nos hemos centrado en aprender de los avances metodológicos y enfoques que aportan los consultores especialistas de reconocido prestigio internacional en BPM (“Business Process Management”). Seguimos los eventos y conferencias que las instituciones y organizaciones internacionales, dedicadas a promover el conocimiento en este campo, celebran periódicamente. Hacemos el seguimiento de los avances en el diseño de la arquitectura de procesos, el análisis de riesgos, la digitalización y otros aspectos relevantes de la gestión por procesos. Nuestro enfoque consiste en ser líderes en aplicabilidad. Nos centramos en detectar lo aplicable, adaptarlo a nuestros clientes y en crear herramientas para digitalizar las soluciones.

Reflexiones / Insights
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